Wir, die CAMPUS 02 – Fachhochschule der Wirtschaft GmbH (kurz FH CAMPUS 02), Körblergasse 126, 8010 Graz, nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um eine erleichterte Kommunikation über Telefonkonferenzen, Online-Meetings, -Events und Videokonferenzen zu ermöglichen.

Bei Nutzung des Tools „Microsoft Teams“ werden unter anderem diese personenbezogenen Daten von Teilnehmer*innen verarbeitet (weitere Informationen dazu finden Sie auch unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement):

Benutzer*innen-Angaben: z.B. angegebener Benutzername, bei bestehendem Konto auch: E-Mail, Passwort, Profilbild (optional), Telefon (optional), Abteilung (optional)

Metadaten des Meetings: z.B. IP-Adresse, Geräte- und Hardwareinformationen, Teilnahmezeitpunkt, Besprechungsberichte

Text-, Audio-, Video- und sonstige Inhaltsdaten:
z.B. Texteingaben bei Nutzung der Chat-Funktion, Mikrofon- und Kameradaten Ihres Geräts während des Meetings im Zuge der Audio- und Videowiedergabe (in den Einstellungen lassen sich Mikrofon und Kamera deaktivieren); freigegebene Dateien

Bei Telefoneinwahl: z.B. Eingehende sowie ausgehende Rufnummer, Beginn- und Endzeit

Aufzeichnungen (Bild, Ton und Chat innerhalb der Webkonferenz) zur Nachschau erfolgen typischerweise nur im Rahmen von ausgewählten Online-Veranstaltungen nach vorheriger Ankündigung, jedoch grundsätzlich nicht bei Individualterminen.

Im Rahmen von Interviews bei Projekten, die Studierende im Auftrag der FH durchführen, werden sowohl die Aufzeichnungsfunktion als auch die Transkriptionsfunktion genutzt. Dadurch wird insbesondere die Umsetzung von Projekten und der FH-Betrieb unterstützt. Bei ausgewählten Online-Veranstaltungen/Events wird die Transkriptionsfunktion nach vorheriger Ankündigung aktiviert, um einen barrierefreien Zugang zur Veranstaltung zu gewährleisten.

Im Rahmen der Transkription wird das gesprochene Wort in einen schriftlichen Text übertragen. Dazu nutzt Microsoft eine künstliche Intelligenz (KI), welche die oben angeführten Daten – und ggf Daten außerhalb des Meetings, die zu Ihrer Person im Falle eines bereits bestehenden Microsoft Kontos verknüpft sind – verwendet, um ua die Verbesserung des Jargons und der Genauigkeit zu gewährleisten. Microsoft verwendet die verarbeiteten Daten nicht zur Verbesserung der KI und die erstellten KI-Modelle werden nach jedem Meeting automatisch gelöscht.

Die Verarbeitung dieser Daten basiert einerseits auf der Erfüllung eines vorvertraglichen bzw. vertraglichen Rechtsverhältnisses gem. Art 6 Abs 1 lit b EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und erfolgt entweder zum Zweck der Abwicklung von Online-Besprechungen, -Beratungen bzw. -Events oder zum Zweck der Erfüllung des Ausbildungsvertrages und der Abwicklung des Studienbetriebes bzw. der Erfüllung des Dienstvertrages und andererseits aufgrund des berechtigten Interesses gem. Art 6 Abs 1 lit f DSGVO an einer effizienten und ggf barrierefreien Durchführung von Online-Konferenzen an der FH CAMPUS 02. Des Weiteren verarbeiten wir diese Daten im Rahmen von qualitativen Interviews aufgrund des berechtigten Interesses der Unterstützung der wissenschaftlichen Forschung (Art 89 Abs. 1 DSGVO iVm § 2f Abs. 5 FOG) bzw. in bestimmen Fällen auf der Einwilligung gem. Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Diese in Einzelfällen erteilte Einwilligung kann jederzeit unter datenschutz@campus02.at widerrufen werden, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf der erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Microsoft hält die personenbezogenen Daten solange wie es für den Zweck der Bereitstellung ihrer Dienste erforderlich ist. Weitere Informationen zur Datenlöschung sind der Datenschutzerklärung von Microsoft zu entnehmen (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement) zu entnehmen.

Etwaige bei uns gespeicherten Daten werden entsprechend der internen Regelungen gelöscht (die jeweiligen Datenschutzerklärungen sind hier abrufbar).

Interviewaufzeichnungen bei Projekten, die Studierende im Auftrag der FH durchführen, werden mit Abschluss des Projektes gelöscht. Die erstellten KI Modelle zur Transkription werden von Microsoft nach dem Meeting umgehend gelöscht.

Im Falle der Aufzeichnung ausgewählter FH-Online-Events werden Aufzeichnungs- und/oder Transkriptionsrohdaten nach der erfolgten Nachbearbeitung des Materials gelöscht. Bei der Nachbearbeitung wird grundsätzlich darauf geachtet, dass Indikatoren, die einen Rückschluss auf einzelne Teilnehmer*innen zulassen, entfernt werden – ausgenommen davon sind die Vortragenden, die vorab eine entsprechende Einwilligung zur Weiterverarbeitung des Endmaterials erteilt haben.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns vertraulich behandelt und grundsätzlich nur durch Mitarbeiter*innen der FH CAMPUS 02 intern verarbeitet.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter*innen können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Daten für uns verarbeiten, wenn diese hinreichende Garantien für die Sicherheit der Daten bieten. Die oben genannten Datenkategorien werden zB. im Supportfall durch externe IT-Dienstleister*innen eingesehen und verarbeitet.

Wir nutzen für Online-Besprechungen den Cloud Service Microsoft Teams aus „Office 365“ (vom Auftragsverarbeiter Microsoft). Das Hosting erfolgt vorwiegend innerhalb der Europäischen Union entsprechend dem europäischen Datenschutzrecht. Einzelne Dienstleistungen und technischer Support können auch außerhalb der Europäischen Union bereitgestellt werden. Daher ist eine Datenübermittlung in die USA grundsätzlich möglich.

Die Europäische Kommission hat am 10.07.2023 einen Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework (Datenschutzabkommen zwischen EU und USA) gefasst. Wenn sich Anbieter in den USA gemäß dieser Datenschutzvorgaben (die unter anderem den Datenzugang der US-Behörden beschränken und Rechtsschutz für EU-Bürger*innen einräumen) zertifizieren, wird grundsätzlich ein angemessenes Datenschutzniveau für Datenübermittlungen gewährleistet. Welche Anbieter in der Liste aufgenommen sind, kann hier überprüft werden: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search

So hat sich Microsoft dieser Selbstzertifizierung unterzogen. Die Datenübermittlung kann daher auf den Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework als gültige Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in die USA gestützt werden. Weiters gelten darüber hinaus die Standardvertragsklauseln und zusätzliche durch Microsoft zugesicherte technisch-organisatorische Maßnahmen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/dede/privacystatement) zu entnehmen.