Digitalisierung in der Hochschulverwaltung

Die Digitalisierungsstrategie einer Hochschule kann sich nicht allein auf die Funktionen in Lehre und Forschung beschränken, sondern muss die gesamte Organisation erfassen. Eine Strategie zu verfassen und sie am Papier festzuschreiben, reicht nicht aus, sie muss als gelebter Veränderungsprozess alle Mitarbeiter*innen erfassen und einbinden. Deshalb hat sich die FH CAMPUS 02 zum Ziel gesetzt, die eigenen Prozesse zu durchleuchten und sie sukzessive mithilfe digitaler Werkzeuge zu verbessern. Dieser Abschnitt beschreibt einige konkrete Beispiele anhand deren man die Dimension einer hausinternen Digitalisierungsstrategie verfolgen kann.

Digitaler Studierendenausweis

Stets am Smartphone dabei, sicher und digital: Gemeinsam mit der Studierenden-App Studo hat die Fachhochschule CAMPUS 02 einen digitalen Studierendenausweis entwickelt. Diese Digital Student Card haben die Studierenden immer griffbereit auf ihrem Smartphone dabei. So können sie sich digital an der Hochschule, aber auch für Studierenden-Vergünstigungen ausweisen. Die FH CAMPUS 02 bietet als erste Hochschule in Österreich ihren Studierenden diese moderne und nachhaltige Lösung zur Identifikation an und nimmt damit eine Vorreiterrolle ein, Weitere Entwicklungs- und Ausbaustufen sind gemeinsam mit Studo bereits in Umsetzung.

Elektronischer Personalakt

Dienstnehmer*innen müssen darauf vertrauen können, dass ihre Unterlagen sachgemäß und geschützt durch den Arbeitgeber verwaltet werden. Das komplexe Regelwesen und die Tatsache, dass die Mitarbeiter*innenfluktuation durch häufige Jobwechsel immer diversere Berufsbiographien hervorbringt, spricht dafür, Personalakten elektronisch abzubilden und zu warten. Seit 2020 hat die FH CAMPUS 02 nunmehr den elektronischen Personalakt eingeführt, um alle relevanten Vorgaben des Gesetzgebers einzuhalten und Services für die Arbeitnehmer*innen abzubilden. Damit einhergehend wurden auch Schnittstellen zu anderen relevanten Systemen eingerichtet, wie z.B. zur elektronischen Zeiterfassung, zur Lohnverrechnung u. Ä.

Elektronisches Bestellwesen

Organisationen mit arbeitsteiligen Strukturen können mithilfe digitaler Werkzeuge Prozesse über mehrere Organisationseinheiten und Kontrollebenen praktikabel und qualitätssichernd abbilden. An der FH CAMPUS 02 wurde dies für den internen Bestellprozess als erste Stufe des gesamten Beschaffungsvorgangs umgesetzt. Damit ist sichergestellt, dass alle internen und gesetzlichen Rahmenbedingungen lückenlos eingehalten werden und Bestellungen durch die dazu berechtigten Personen von überall online freigegeben werden können. Im Zuge von Kontrollen ist jeder Schritt dokumentiert und damit nachvollziehbar. Sämtliche offenen Bestellungen sind übersichtlich darstellbar.

Aufnahmeverfahren

Bereits 2017 hat die FH CAMPUS 02 die Absolvierung der Aufnahmetests von der Paper/Pencil Methode auf eine elektronische Erfassung umgestellt. Nicht zuletzt aufgrund der COVID 19 Pandemie konnten die Bewerber*innen aber nicht mehr vor Ort den Test absolvieren und es wurde begonnen, an einer Alternative zu arbeiten. Mit Beginn des Jahres 2021 konnte nunmehr eine durchgängige online-Variante für die Testungen installiert werden. Dabei wurden die Erfahrungen aus dem Prüfungsbetrieb in der studentischen Lehre genutzt und ein hausinternes Protectoring-System adaptiert, um die Bewerber*innen bei technischen Fragen zu unterstützen und die selbständige Absolvierung der Tests durch die Teilnehmer*innen sicherzustellen. Mit diesem System können die Tests online von Zuhause aus oder zu ausgewiesenen Terminen an der FH abgelegt werden.

Weitere Informationen dazu gibt es unter Bewerbung & Aufnahme.

Elektronische Zeiterfassung

Inkl. Projektzeiterfassung

Sowohl Mitarbeiter*innen der FH CAMPUS 02 als auch Studierende zur Erfassung ihrer Präsenzzeiten in den Lehrveranstaltungen werden über ein elektronisches Zeiterfassungssystem geleitet. Dieses ist sowohl mit dem elektronischen Personalakt als auch mit dem aktuellen Studien- und Studierendenverwaltungssystem an der FH verbunden und übernimmt die relevanten Aufzeichnungen.

Zusätzlich wurde für die Erfassung von Projektzeiten ein Tool implementiert, das den Verantwortlichen in Forschung und Entwicklung eine verbesserte und stets aktuelle Übersicht über den Fortschritt bzw. Verbrauch der Personalressourcen in einzelnen Projekten liefert und gleichzeitig für deren Abrechnung verwendet werden kann.

Elektronische Antrags­­verwaltung

Studiengänge an einer Fachhochschule unterliegen klaren Regeln beim Zustandekommen und bei Änderung derselben. Jeder Studiengang ist einer permanenten Weiterentwicklung zu unterziehen, um immer „state oft the art“ zu bleiben. Neue Lehrmethoden sind zu entwickeln oder Prüfungsformate anzupassen, damit der Lernerfolg der Studierenden bestmöglich unterstützt wird. Dies alles unterliegt einem vielfältigen Prozess, der Studierende, Lehrende und Unternehmen in einer permanenten Kommunikationsschleife einbezieht. Oberstes Gremium für die Qualitätssicherung ist das FH-Kollegium. Neben der inhaltlichen Weiterentwicklung ist es aber ebenso notwendig, zukünftige Bewerber*innen ausführlich über Lehrinhalte und Lernziele eines Studiums zu informieren, um eine fundierte Studienentscheidung treffen zu können.

Die FH CAMPUS 02 hat sich deshalb entschlossen, den gesamten Prozesse der Entwicklung und der Änderung von Studienplänen, Studieninhalten etc. in einen digitalen Prozess einzubetten, damit sichergestellt werden kann, dass kein Detail verloren geht, dass alle Schritte durchlaufen werden und dass der jeweils aktuelle Stand verfügbar ist. Gleichzeitig sind alle Schritte nachvollziehbar und transparent zurückzuverfolgen.

Sowohl die Entwicklung des neuen Prozesses als auch die tatsächliche Programmierung und Umstellung haben mehr als ein Jahr gedauert, aber mit dem Ergebnis ist ein effizientes und qualitätssicherndes Werkzeug entstanden, das über verschiedene Schnittstellen an die Website und die Studierendenverwaltung angebunden ist, um die Daten korrekt und lückenlos zu übertragen.

Digitalisierung in der Hochschulverwaltung

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