Jedes Jahr im Oktober findet in Wien ein Sportevent der Superlative statt: Mit einem Preisgeld von 2,7 Millionen Euro gehört das Erste Bank Open 500 zum höchstdotierten Sportevent in Österreich. Mastermind hinter der Tennis-Veranstaltung ist Herwig Straka. Mit seinem Team organisiert er sowohl Sportevents dieser Größenordnung als auch Firmenevents in und rund um Graz.

Ganz gleich ob 61.000 Zuschauer in der Wiener Stadthalle oder 350 geladene Gäste in der Grazer Auster unterhalten werden wollen, wenn Herwig Straka und sein Team ein Event ausrichten, wird es zu einem Erlebnis. Damit aber alles wie am Schnürchen läuft, darf man die Gesamtübersicht nicht aus dem Auge verlieren.

Holistisch organisieren

Veranstaltungsmanagement besteht aus vielen Einzelteilen: Es beginnt mit dem Pitch einer Idee und dem Location Check, geht über in die organisatorische Arbeit mit Marketingstrategen, Kreativen und Künstlern und gipfelt in der Koordination der Ausstatter, Techniker und Caterer vor Ort – vereinfacht gesagt. Das Entscheidende an dem Prozess ist, als Projekteiter niemals das Gesamtbild aus den Augen zu verlieren. Und zum Gesamtbild gehört immer auch die Koordination und die Einhaltung des Budgets, wie Herwig Straka erklärt: “Bei einem Event wie der Erste Bank Open erstellen wir als Veranstalter das Budget und machen einen laufenden Soll-Ist-Vergleich. Bei einem Corporate Event verwalten wir das Budget des Kunden und stimmen die Aktivitäten laufend mit ihm ab.”

Unvorhersehbares vorhersehen

20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ganzjährig mit der Organisation und Koordination der Erste Bank Open beschäftigt, bei Firmenevents kümmert sich ein Team aus jeweils 3 bis 4 Personen rund 4 Monate um den Ablauf. Projektmanager sind im Veranstaltungsbereich auch gleich Controller. Wirtschaftliche Kenntnisse sind das Werkzeug eines jeden Projektmanagers, ebenso wie Kreativität und ein gutes Netzwerk. Doch erst die Erfahrung bringt die notwendige Routine, die wie das Netzwerk mit den Jahren stetig wächst. “Die Erfahrung spielt einerseits schon bei der Budgetierung eine Rolle und andererseits bei der Einhaltung desselben. Viele Dinge kommen erst in den letzten Wochen – oft unerwartet – auf, anhand der Erfahrung kann man das schon vorhersehen”, so Straka über den wichtigen Baustein Erfahrung in dem Gesamtsystem Veranstaltungsmanagement.