Wir, die CAMPUS 02 – Fachhochschule der Wirtschaft GmbH (kurz FH CAMPUS 02), Körblergasse 126, 8010 Graz, verarbeiten automationsunterstützt im Zuge der Bearbeitung Ihrer Bewerbung folgende Datenkategorien:
Bewerber*innen-Stammdaten (Name, Titel, Geschlecht, Staatsbürgerschaft, Sozialversicherungsnummer/Ersatzkennzeichen, Geburtsdatum, Matrikelnummer, E-Mail-Adresse), Adressdaten, Kontaktdaten, Zugangsvoraussetzungen Bachelor-/Vorstudium, Zugangsvoraussetzungen Masterstudium, Weitere Ausbildungen, Berufserfahrung, Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsdaten, Ergebnisse des Aufnahmetests, Ergebnisse der Analyse der Bewerbungsunterlagen und des Ausbildungsverlaufs, Ergebnisse des Kommissionellen Aufnahmegesprächs, Daten für statistische Auswertungen (PR)
Grundsätzlich werden diese Daten bei Ihnen direkt erhoben. Falls Sie jedoch über keine österreichische Sozialversicherungsnummer verfügen und noch kein Ersatzkennzeichen erhalten haben, fordern wir dieses bei der Statistik Austria für Sie an. Ihre Bewerbungsdaten werden außerdem durch systemgenerierte Daten (zB Bewerbungs-ID) angereichert. Um zu einer Reihung der Bewerber*innen zu kommen, werden Ihre Angaben im Zuge des Aufnahmeverfahrens außerdem durch das Testsystem bzw. die Aufnahmekommission ausgewertet bzw. bewertet.
Darüber hinaus bietet die FH CAMPUS 02 jenen Bewerber*innen, welche über keine allgemeine Universitätsreife, aber über eine einschlägige berufliche Qualifikation verfügen, die Möglichkeit, Zusatzprüfungen und Coaching Einheiten abzulegen. Sollte eine Durchführung in den Räumlichkeiten der FH unmöglich sein, können diese online absolviert werden. Im Rahmen dieser Zusatzprüfungen werden zusätzlich folgende Datenkategorien verarbeitet: Anträge und Ergebnisse der Zusatzprüfungen sowie Nachweise der Facheinschlägigkeit.
Ist laut Information auf der Website ein Aufnahmetest für das Aufnahmeverfahren vorgesehen, kann der Aufnahmetest online via Microsoft Teams abgewickelt bzw. gestreamt werden. Dabei werden unter anderem Ihr Name, Ihr Bild, Ihre Stimme und der Besprechungschat verarbeitet. Vor Beginn des Aufnahmetests werden alle Bewerber*innen in einer Online-Besprechung über den grundsätzlichen Ablauf informiert. Dabei ist es möglich, die Namen und gegebenenfalls das Bild anderer Bewerber*innen zu sehen. Die Identitätskontrolle und der konkrete Aufnahmetest finden im Anschluss für jede*n separat in einem eigenen Breakout Room statt. Auch die mündlichen Aufnahmegespräche können als Videokonferenzen (entweder über MS Teams oder Zoom) durchgeführt werden. Vor Beginn des Aufnahmegesprächs erhalten Sie einen Einladungslink per E-Mail. Im Online-Meeting kann zur Identifizierung Ihrer Person ein Screenshot von Ihnen mit Ihrem Ausweis gemacht werden, um die Identifizierung Ihrer Person zu gewährleisten und Betrugsfälle vorzubeugen. Im virtuellen Raum ist es möglich, die Namen, die E-Mail-Adresse, gegebenenfalls das Bild anderer Bewerber*innen und eventuelle Chatverläufe zu sehen.
Die Kommunikation mit Ihnen als Bewerber*in wird unter anderem auch über unser CRM-System Microsoft Dynamics 365 gesteuert, wobei dort einzelne Daten, wie Ihre Stamm- und Kontaktdaten gespeichert werden und Sie zum laufenden Verfahren über dieses System Nachrichten erhalten. Im Rahmen der Versendung dieser Nachrichten können wir – sowohl in zusammengefassten Berichten als auch auf einzelne Empfänger*innen bezogen – nachvollziehen, ob, wann und wie oft Nachrichten zugestellt, geöffnet, angeklickt und wie viele darin enthaltene Links/Seiten aufgerufen wurden. Im Zuge der Zustellung kann zudem angezeigt werden, warum eine Nachricht nicht zugestellt werden konnte. Wenn eine Nachricht geöffnet wird, werden sogenannte web beacons gespeichert. Dabei können auf Einzelne bezogen in unserem CRM-System Browser, Betriebssystem und Zeitstempel eingesehen werden. Auch die Abruforte sind einsehbar, wobei Daten hier aggregiert dargestellt werden und nicht auf einen Kontakt geschlossen werden kann. Diese Einblicke dienen dazu, das Leseverhalten zu interpretieren und On-Boarding-Kampagnen effizient abwickeln zu können.
Die Verarbeitung dieser Daten basiert auf der Erfüllung eines vorvertraglichen Rechtsverhältnisses gem. Art 6 Abs 1 lit b EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und § 11 Fachhochschulgesetz (FHG) in Verbindung mit der Allgemeinen Aufnahmeordnung der FH CAMPUS 02 und erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung.
Die Datenverarbeitung basiert zudem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art 6 Abs 1 lit f DSGVO an der Abwicklung eines ordnungsgemäßen Aufnahmeverfahrens, der Auswahl der geeigneten Bewerber*innen und an der Umsetzung eines On-Boarding-Prozesses für Bewerber*innen sowie an einer effizienten Kontaktverwaltung im FH-Betrieb.
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bekanntgabe Ihrer Daten, allerdings ist eine Bewerbung nur über das Online-Bewerbungssystem möglich. Die Nichtbereitstellung der dort geforderten Informationen steht Ihrer Bewerbung sowie in weiterer Folge dem Abschluss eines möglichen Ausbildungsvertrages mit der FH CAMPUS 02 entgegen.
Haben Sie uns eine Einwilligung für den Newsletterversand über unser CRM-System erteilt, werden Ihre Kontaktdaten zu diesem Zweck gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO verarbeitet. Diese Einwilligung können Sie jederzeit unter datenschutz@campus02.at oder laut der Information am Ende des Newsletters widerrufen.
Sollten Sie sich auf unserer Bewerbungsplattform registriert, aber nicht für einen Studiengang beworben oder den Bewerbungsprozess abgebrochen haben, können Ihre Kontaktdaten als Ausfluss (vor)vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 (1) lit. b DSGVO) und aufgrund berechtigten Interesses (Art. 6 (1) lit. f DSGVO) an einer Qualitätsverbesserung des Aufnahmeverfahrens und an einem Informationsaustausch nach Ihrem Bewerbungsabbruch zu(r) einzelnen ausgewählten Kontaktaufnahme(n) verwendet werden, sofern ein zeitlicher Zusammenhang zwischen Ihrer Registrierung und der durch die Kontaktaufnahme angestrebten/bezweckten Maßnahmen der FH vorliegt (z.B. zum Zwecke der Durchführung einer Feedbackumfrage, der einmaligen Information über neue Bewerbungsfristen bzw. aktuelle Infoabende…).
Screenshots, die im Zuge von Online-Meetings zur Identifizierung Ihrer Person gemacht wurden, werden nach Beendigung des Aufnahmeverfahrens mit Ende November gelöscht.
Im Falle einer Absage durch Sie oder durch die FH, erfolgt die Löschung der bereitgestellten bzw. im Rahmen des Aufnahmeverfahrens generierten Daten nach drei Jahren, gerechnet ab dem Beginn des Studienjahres für das Sie sich beworben haben.
Sollte Ihre Bewerbung im Abschluss eines Ausbildungsvertrages und in Ihrer Aufnahme an der FH CAMPUS 02 münden, werden Ihre Daten in den Studierendenakt übernommen.
Die Speicherdauer verlängert sich in allen Fällen um eine etwaige darüberhinausgehend längere Dauer der Anhängigkeit eines etwaigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahrens, in dem die FH CAMPUS 02 Parteistellung hat und diese Daten verfahrensgegenständlich sind.
Es besteht die Möglichkeit, dass anstatt einer Löschung eine Anonymisierung der Daten vorgenommen wird. In diesem Fall wird jeder Personenbezug unwiederbringlich entfernt, weshalb auch die datenschutzrechtlichen Löschungsverpflichtungen entfallen.
Laut FHG sind wir, falls die Zahl der voraussichtlichen Bewerber*innen für einen Studiengang oder für eine Organisationsform des Studienganges höher ist, als die Zahl der vorhandenen Aufnahmeplätze, dazu verpflichtet ein Aufnahmeverfahren durchzuführen, um die Bewerber*innen nach entsprechenden, leistungsbezogenen Kriterien zu reihen. Das entsprechende Aufnahmeverfahren ist in der Allgemeinen Aufnahmeordnung der FH CAMPUS 02 und den jeweiligen Studienordnungen geregelt (www.campus02.at/satzung).
Im Zuge des Aufnahmeverfahrens müssen grundsätzlich alle Bewerber*innen eine Online-Registrierung und eine Online-Bewerbung im System C02online (https://online.campus02.at/) durchführen, Bewerbungsunterlagen hochladen und ein kommissionelles Aufnahmegespräch absolvieren. Als zusätzlicher Verfahrensschritt kann ein Aufnahmetest durchgeführt werden, sofern diese Information rechtzeitig für ein Bewerbungsjahr auf der Website veröffentlicht wurde.
Die mündlichen Aufnahmegespräche und gegebenenfalls Aufnahmetests können als Videokonferenzen durchgeführt werden.
Übersteigt die Bewerber*innenzahl für einen Studiengang bzw. eine Organisationsform das 2,5-fache der verfügbaren Aufnahmeplätze, so kann eine negative Aufnahmeentscheidung bereits vor Durchlaufen sämtlicher Verfahrensschritte nach Maßgabe der Reihung auf Basis der bereits absolvierten Verfahrensschritte erfolgen (nähere Informationen sind in § 5 der Allgemeinen Aufnahmeordnung zu entnehmen). Dieser Prozess wird in seiner Gesamtheit vom Team des Studiengangs begleitet. Sollten Sie Einwände gegen eine so getroffene negative Aufnahmeentscheidung haben, so nutzen Sie einfach unsere Kontaktmöglichkeiten und legen Ihren Standpunkt dar.
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns vertraulich behandelt und grundsätzlich nur durch Mitarbeiter*innen der FH CAMPUS 02 intern verarbeitet.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter*innen können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Daten für uns verarbeiten, wenn diese hinreichende Garantien für die Sicherheit der Daten bieten. Die oben genannten Datenkategorien werden zB. durch die Psycholog*innen in den Aufnahmekommissionen und im Supportfall durch externe IT-Dienstleister*innen, wie etwa der Firma Schuhfried GmbH im Rahmen der Nutzung ihrer Software „Wiener Testsystem“ zur Abwicklung unseres Aufnahmetests sowie CAMPUSonline/TU Graz hinsichtlich des Systems zur Registrierung und Abgabe einer Bewerbung und der Bewerbungsunterlagen und der Softwaregärtner GmbH für die Zuverfügungstellung und Wartung des Systems zur Verwaltung aller Verfahrensschritte des Aufnahmeverfahrens und der Einschreibung.
Die Kommunikation mit Ihnen als Bewerber*in wird unter anderem auch über unser CRM-System Microsoft Dynamics 365 gesteuert, wobei dort einzelne Daten, wie Ihre Stamm- und Kontaktdaten gespeichert werden und Sie im laufenden Verfahren über dieses System Nachrichten erhalten. Für das Streaming des Aufnahmetests wird der Cloud Service Microsoft Teams von Microsoft „Office 365“ genutzt. Für die Durchführung von mündlichen Aufnahmegesprächen, Zusatzprüfungen und Coaching Einheiten nutzen wir Microsoft Teams und das Tool „Zoom“ von Zoom Video Communications, Inc.
Das Hosting im Zuge von Microsoft Teams und Microsoft Dynamics 365 erfolgt vorwiegend innerhalb der Europäischen Union entsprechend dem europäischen Datenschutzrecht. Einzelne Dienstleistungen und technischer Support können auch außerhalb der Europäischen Union bereitgestellt werden. Einzelne Ihrer Daten können daher auch in den USA gespeichert werden. Die Europäische Kommission hat am 10.07.2023 einen Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework (Datenschutzabkommen zwischen EU und USA) gefasst. Wenn sich Anbieter in den USA gemäß dieser Datenschutzvorgaben (die unter anderem den Datenzugang der US-Behörden beschränken und Rechtsschutz für EU-Bürger*innen einräumen) zertifizieren, wird grundsätzlich ein angemessenes Datenschutzniveau für Datenübermittlungen gewährleistet. Welche Anbieter in der Liste aufgenommen sind, kann hier überprüft werden: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search
So hat sich Microsoft dieser Selbstzertifizierung unterzogen. Die Datenübermittlung kann daher auf den Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework als gültige Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in die USA gestützt werden. Weiters gelten darüber hinaus die Standardvertragsklauseln und zusätzliche durch Microsoft zugesicherte technisch-organisatorische Maßnahmen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/dede/privacystatement) zu entnehmen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Nutzung des Tools Zoom sind unserer Datenschutzerklärung für Zoom zu entnehmen.
Laut Bildungsdokumentationsgesetz sowie § 2 Bildungsdokumentationsverordnung-Fachhochschulen (BIDoKVFH) besteht außerdem eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung von Bewerber*innendaten an das Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung über die AQ-Austria.
Darüber hinaus werden von Seiten der FH CAMPUS 02 Dritten grundsätzlich keine Auskünfte erteilt. Diesbezüglich wird auf eine direkte Kontaktaufnahme mit den Interessent*innen/Bewerber*innen verwiesen.
Eine erteilte Einwilligung zur Zusendung von Informationen über das Studienangebot und weitere Veranstaltungen der FH CAMPUS 02 per E-Mail bzw. Newsletter können Sie jederzeit unter datenschutz@campus02.at widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der, bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten, Verarbeitung nicht berührt.
Bitte beachten Sie, dass wir diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren (zB. aufgrund von Änderungen gesetzlicher Vorschriften, Einsatz neuer Technologien, neuen Studienangeboten, etc.). Wir empfehlen Ihnen deshalb, diese Datenschutzerklärung regelmäßig auf Neuheiten zu überprüfen.
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu.
Bitte wenden Sie sich diesbezüglich gerne jederzeit an uns.
Datenschutz-Koordinationsteam
der FH CAMPUS 02
CAMPUS 02 – Fachhochschule der Wirtschaft GmbH
Körblergasse 126, 8010 Graz
+43 316 6002-8909
datenschutz@campus02.at
Datenschutzbeauftragte*r
der FH CAMPUS 02
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich auch bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon:+43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at.
