Wir, die CAMPUS 02 – Fachhochschule der Wirtschaft GmbH (kurz FH CAMPUS 02), Körblergasse 126, 8010 Graz, verarbeiten automationsunterstützt vorwiegend im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses an unserer Fachhochschule und zum Zwecke der Erfüllung Ihres Dienstvertrages sowie basierend auf gesetzlichen oder anderen vertraglichen Verpflichtungen folgende Datenkategorien:

• Stammdaten (Personalnummer, Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsname, Titel, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeit, Foto, Anmeldeformular zur Lohnverrechnung, Lebenslauf, Geburtsort, Familienstand)
• Adressdaten
• Kontaktdaten
• Bankdaten
• Vertragsdetails (zB. Organisationseinheit, An-/Abmeldedaten, Beschäftigungsausmaß, Funktionskategorie, Grundgehalt, Ausmaß der Lehrverpflichtung …)
• Aus- und Weiterbildungsdaten

Darüber hinaus werden folgende weitere Datenkategorien verarbeitet:

• Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung und des Abschlusses Ihres Dienstvertrages zur Verfügung stellen
  zB. Lebenslauf, Zeugnisse, Meldezettel …
• Daten, die im Zuge Ihrer Beschäftigung anfallen
  zB. Gehaltsdaten, Zeiterfassungsdaten, Krankenstände, Karenzzeiten, Pflegeurlaub, …
• Daten, die im Rahmen der Nutzung verschiedener IT-Services generiert werden
  zB. Benutzer*innenstammdaten, Druckerdaten, Logfiles, …
• Daten, die im Rahmen der Lehrveranstaltungsorganisation und der studentischen Evaluierung sowie Ihrer Forschungstätigkeit generiert werden
  zB. BIS-Personaldaten, Lehrveranstaltungsdaten, Evaluierungsergebnisse, …
• Daten, die unter Umständen im Rahmen der FH-Kollegiums-Wahl generiert werden
  zB. Wähler*innen-Verzeichnis, Wahlvorschlag, Wahlergebnisse, …
• Daten, die im Rahmen der Nutzung des Schließsystems im Rosenhof erhoben werden
  zB. Name, Firmenzugehörigkeit, Öffnungsberechtigungen, Protokollierung des Öffnungs- und Sperrverhaltens
• Daten, die im Rahmen des Mitarbeiter*innengesprächs erhoben werden
  (werden ausschließlich von konkreten Vorgesetzten dokumentiert und aufbewahrt) 
  zB. Jahresrückblick, Erreichung der vereinbarten Ziele, Bewertung der Kernkompetenzen, Weiterbildungs- und Fördermaßnahmen, Gesamtbewertung, Ziele des kommenden Jahres, weitere berufliche Entwicklung, Mitarbeiter*innen-Feedback, …
• Daten, die im Zuge der Zeiterfassungs-App verarbeitet werden
  insbesondere Vorname, Nachname, Startzeitpunkte der Studierendenzeiterfassung, Anwesenheitskorrekturen und –genehmigungen, Logdaten, E-Mail-Adresse, Lehrveranstaltungstermine

Die Verarbeitung und Übermittlungen dieser Daten erfolgt für die Gehaltsverrechnung, die Personalplanung, die Zutrittskontrolle sowie für die Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts-, Berichts- und Meldepflichten der FH CAMPUS 02, für Aufgaben des Qualitätsmanagements sowie zur Ermöglichung eines reibungslosen Geschäftsablaufes, soweit dies auf Grund von Gesetzen, Verordnungen oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist. Eine Reihe Ihrer Daten werden außerdem für die Verwaltung und Sicherheit der IT-Systeme bzw. für die Sicherung des Eigentums verarbeitet. Dies umfasst auch in diesem Zusammenhang erstellte und archivierte Textdokumente und Korrespondenz.

Diese Datenverarbeitungen sind Voraussetzung für die korrekte Abwicklung Ihres Dienstverhältnisses sowie für die Erfüllung aller rechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen bzw. erfolgen aufgrund berechtigten Interesses der FH CAMPUS 02. Ohne diese Datenverarbeitungen ist eine Beschäftigung an unserer FH nicht möglich.

Daten, die Sie im Zusammenhang mit der Gewährung freiwilliger Sozialleistungen (zB. Parkkarte) oder der freiwilligen Teilnahme an Service- oder Aus- und Weiterbildungsangeboten (zB. Hochschuldidaktik, BGM) der FH CAMPUS 02 bekannt geben, und die in weiterer Folge verarbeitet werden, sind Voraussetzung für deren Inanspruchnahme.

Ihr Foto und Ihre beruflichen Kontaktdaten werden zur Kontaktaufnahme durch Kolleg*innen im Intranet und zur Kontaktaufnahme durch Interessent*innen, Studierende, Projektpartner*innen, etc. auf der Website der FH CAMPUS 02 veröffentlicht. Dies erfolgt auf Grund unseres berechtigten Interesses an einem reibungslosen und effizienten Geschäftsablauf.

Um einen zeitgemäßen und funktionierenden Lehrbetrieb zur Verfügung zu stellen, werden Online-Lehrveranstaltungen und Online-Prüfungen via Microsoft „Teams“ angeboten. Die FH CAMPUS 02 trifft die vertragliche Pflicht, einen ordnungsgemäßen Studienbetrieb zu gewährleisten sowie eine Schadensminderungspflicht. Diesen Pflichten kommt die FH CAMPUS 02 mit diesem Angebot nach, da damit möglichen Verzögerungen der Studiendauer aufgrund der Corona-Pandemie entgegengewirkt wird.

Die Angabe Ihrer Gewerkschaftszugehörigkeit erfolgt ebenfalls freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie den Gewerkschaftsbeitrag über die FH CAMPUS 02 abführen lassen.

Die Einwilligungen gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile etc. von Ihnen nicht mehr in Anspruch genommen werden können.

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Beendigung Ihres Dienstverhältnisses unter Berücksichtigung der jeweils gültigen rechtlichen Aufbewahrungspflichten sukzessive gelöscht.

Alle für den Nachweis des Studienabschlusses der Studierenden notwendigen Daten (zB. Lehrveranstaltungsdaten) werden gemäß § 13 Abs 8 Fachhochschulgesetz (FHG) für die Dauer von 80 Jahren, gerechnet ab Ende des Studienjahres, in dem der Ausbildungsvertrag der Studierenden endet, aufbewahrt.

Die für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses benötigten Daten (zB. Zeitraum der Anstellung, Funktion, …) werden gemäß 1478 ABGB 30 Jahre aufbewahrt und danach gelöscht.

Die im Zuge der studentischen Evaluierung verarbeiteten Daten werden entsprechend des Zertifizierungszeitraumes des QM-Systems gemäß § 22 Abs. 4 Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz (HS-QSG) 7 Jahre aufbewahrt und dann gelöscht.

Die im Zuge des Mitarbeiter*innengesprächs erhobenen Daten werden mit Ausscheiden des Mitarbeiters*der Mitarbeiterin gelöscht. Unabhängig vom Ende des Dienstverhältnisses werden Mitarbeiter*innengesprächsbögen, die älter als 5 Jahre alt sind, gelöscht.  

Die im Rahmen der Zeiterfassungs-App verarbeiteten Daten werden mit Ende des Folgesemesters gelöscht.

Alle im Zusammenhang mit dem Schließsystem ermittelten Daten (Logfiles) werden für einen Zeitraum von einem Monat gespeichert. Mit Ablauf dieser Frist werden sie unwiderruflich gelöscht.

Alle weiteren verarbeiteten Daten werden in der Regel nach 10 Jahren gelöscht.

Die Speicherdauer verlängert sich in allen Fällen um eine etwaige darüberhinausgehend längere Dauer der Anhängigkeit eines etwaigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahrens, in dem die FH CAMPUS 02 Parteistellung hat und diese Daten verfahrensgegenständlich sind.

Es besteht die Möglichkeit, dass anstatt einer Löschung eine Anonymisierung der Daten vorgenommen wird. In diesem Fall wird jeder Personenbezug unwiederbringlich entfernt, weshalb auch die datenschutzrechtlichen Löschungsverpflichtungen entfallen.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns vertraulich behandelt und grundsätzlich nur durch Mitarbeiter*innen der FH CAMPUS 02 im Rahmen ihrer jeweiligen dienstlichen Verpflichtung intern verarbeitet.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter*innen können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Daten für uns verarbeiten, wenn diese hinreichende Garantien für die Sicherheit der Daten bieten. Die oben genannten Datenkategorien werden zB. im Supportfall durch externe IT-Dienstleister*innen eingesehen und verarbeitet.

Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung außerdem an folgende Stellen:

• Steuerberatung (Lohnverrechnung)
• Wirtschaftstreuhänder*innen im Rahmen des Jahresabschlusses
• Sozialversicherungsträger, Finanzamt, Betriebliche Vorsorgekasse
• Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria (AQ Austria)
• Organe der betrieblichen Interessensvertretung (wie zB. Betriebsrat) sowie dem Wahlvorstand für Betriebsratswahlen
• Gesetzliche Interessensvertretung (zB Arbeiterkammer)
• Arbeitsmedizin und Sicherheitsfachkraft sowie Arbeitspsycholog*innen
• Arbeitsinspektorat
• Arbeitsmarktservice
• Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen (Bundessozialamt)
• Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (zB Arbeitnehmer*innenschutzgesetz)
• Bundesanstalt Statistik Austria
• Rechnungshof
• Rechtsvertreter*innen, Gerichte
• Gläubiger*innen eines Dienstnehmers*einer Dienstnehmerin bzw. deren Rechtsvertreter*innen (Exekutionen, Verpfändungen, Zessionen)
• mit der Auszahlung an eine*n Dienstnehmer*in oder an Dritte befasste Banken
• Angegebene Gewerkschaft, mit Einwilligung der betroffenen Person
• Lieferant*innen, Kund*innen und Interessent*innen
• Weiterbildungseinrichtungen
• Betreiber*innen der Betriebskantine
• Mietwagen-Unternehmen
• Parkservice der WK Steiermark oder Holding Graz

Zusätzlich werden einzelne relevante Daten des Lehr- und Forschungspersonals an folgende Stellen auf Grund gesetzlicher und vertraglicher Vereinbarungen übermittelt:

• Wahlkommission für die FH-Kollegiumswahl
• FH-Kollegium in Ausübung der Aufgaben gemäß FHG
• Jahrgangsvertretungen gem. der Mitwirkungsordnung der Studierenden
• Fördergeber*innen drittmittelfinanzierter Förderprojekte und deren Beauftragte

Für unsere E-Mail-Kommunikation sowie für die Zurverfügungstellung der Online-Lehrveranstaltungen und Online-Prüfungen nutzen wir den Cloud Service von Microsoft „Office 365“. Das Hosting erfolgt vorwiegend innerhalb der Europäischen Union entsprechend dem europäischen Datenschutzrecht. Einzelne Dienstleistungen und technischer Support können auch außerhalb der Europäischen Union bereitgestellt werden. Einzelne Ihrer Profildaten (Namen, Passwort, PUID-Nummer) werden daher auch in den USA gespeichert. Datenübermittlungen an Anbieter in die USA sind gemäß Art 49 Abs 1 lit d DSGVO erlaubt, wenn diese aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses notwendig sind. Um als Fachhochschule das öffentliche Interesse der wissenschaftlich fundierten Bildung gewährleisten zu können, ist die Verwendung des Cloud Services von Microsoft für den Studien- und Lehrbetrieb notwendig. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement) zu entnehmen.

Zur Erfüllung des Dienstvertrages (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) werden Ihnen von Seiten der FH CAMPUS 02 Softwaretools zur Verfügung gestellt, damit Sie Aufgaben und Arbeiten erledigen können. So wird etwa für die Durchführung von Online-Umfragen der Cloud-Service “Unipark” der Firma Questback bereitgestellt. Zum Zweck der Befragungsabwicklung findet daher eine Datenübermittlung an Questback statt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind den Datenschutzhinweisen von Questback (https://www.questback.com/data-privacy/) zu entnehmen.

Darüber hinaus werden von Seiten der FH CAMPUS 02 Dritten grundsätzlich keine Auskünfte erteilt. Diesbezüglich wird auf eine direkte Kontaktaufnahme mit Ihnen verwiesen.