Wir, die CAMPUS 02 – Fachhochschule der Wirtschaft GmbH (kurz FH CAMPUS 02), Körblergasse 126, 8010 Graz, verarbeiten automationsunterstützt im Rahmen der Alumni-Verwaltung über den Cloud-Service Microsoft Dynamics folgende personenbezogene Daten:

• Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, private E-Mail-Adresse, Titel (voran- und nachgestellt), Telefonnummer, Adressdaten, Matrikelnummer, Studiendaten (Studiengang, Beginn und Ende des Studiums), Einwilligungserklärungen

Diese aufgelisteten Daten werden einerseits zur Durchführung von qualitätssichernden Maßnahmen, wie zB. Absolvent*innenbefragungen herangezogen bzw. andererseits für die Verwendung zur E-Mail-Kommunikation (zB. Zusendung von relevanten Informationen, die sich aufgrund des Student Life Cycle ergeben – wie Leistungsstipendium, Sommerakademie) benötigt. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten basiert auf einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c im Sinne einer Qualitätssicherung laut HS-QSG sowie auf dem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an einem professionellen Außenauftritt in Bezug auf lebenslanges Lernen und an einer effizienten Kontaktverwaltung im FH-Betrieb.

Weitere Informationen durch E-Mail und Newsletter (z.B. zum Studienangebot) erhalten Sie, wenn Sie eine Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO gegeben haben. Auch eine Kontaktaufnahme bezüglich etwaiger PR- und Marketingaktivitäten als Absolvent*in erfolgt nur auf Basis einer gegebenen Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter datenschutz@campus02.at widerrufen. Bei Erhalt des Newsletters kann Ihre Einwilligung auch direkt im Newsletter mit Klick auf den dort angeführten Link widerrufen werden. Weitere Datenschutzinformationen zum Newsletter-Versand können hier entnommen werden: https://www.campus02.at/startseite/datenschutz/datenschutzerklaerung-newsletter/

Personenbezogene Daten, die Absolvent*innen betreffen, werden auch weiterhin über das Studierenden­verwaltungssystem (C02online) verarbeitet:

• im Rahmen des Abschlussprozesses:
  Abschlussdokumente (Bescheid über die Verleihung des akademischen Titels, Diploma Supplement, bei Anwesenheit bei der Sponsion – Schmuckdokument)
• im Rahmen der statistischen Erhebungen anlässlich des Abschlusses gemäß § 28 Universitäts- und Hochschulstatistik- und Bildungsdokumentationsverordnung (UHSBV):
  private E-Mail-Adresse

Die Verarbeitung dieser Daten basiert auf der Erfüllung eines vertraglichen Rechtsverhältnisses gem. Art 6 Abs 1 lit b DSGVO zur Erfüllung des Ausbildungsvertrages bzw. auf Grund rechtlicher Verpflichtungen gem. Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm UHSBV.

Zusätzlich werden Daten auch für die Organisation, Abwicklung und Dokumentation der akademischen Abschlussfeier – Sponsion – insbesondere via E-Mail-Kommunikation erhoben und verarbeitet. Im Rahmen dieser Veranstaltung können zu Zwecken der Dokumentation sowie zur Berichterstattung über die Veranstaltung Bild-/Videoaufnahmen erstellt werden. Mit der Anmeldung zur Veranstaltung nehmen Sie zur Kenntnis, dass Bild-/Videoaufnahmen, auf denen Sie abgebildet sind, auch zur Presse-Berichterstattung und in verschiedensten (Sozialen) Medien, Publikationen und auf Webseiten der FH CAMPUS 02 veröffentlicht werden können. Wenn Sie auf den Bild-/Videoaufnahmen nicht abgebildet werden möchten, geben Sie dies bitte dem*der Fotograf*in vor Ort Bescheid. Diese Datenverarbeitungen basieren auf dem überwiegenden berechtigten Interesse an einer zeitgemäßen Außendarstellung des akademischen Umfelds und der Veranstaltungen der FH CAMPUS 02 sowie an der Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit am freien Markt gemäß Art. 6 Abs 1. lit. f DSGVO.

Grundsätzlich werden die oben aufgelisteten Daten bei Ihnen direkt erhoben – diese können jedoch durch systemgenerierte Daten, durch für die Verarbeitung von Leistungsbeurteilungsdaten ergänzt werden.

Die Bekanntgabe und Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig und dient der Vertragserfüllung. Ohne die Bekanntgabe und Verarbeitung Ihrer Daten ist der Abschluss und die Erfüllung eines Ausbildungsvertrages nicht möglich.

Für den Nachweis des Studienabschlusses behalten wir die Abschlussdokumente und die damit zusammenhängenden Stammdaten gemäß § 13 Abs. 8 Fachhochschulgesetz (FHG) für die Dauer von 80 Jahre, gerechnet ab Ende des Studienjahres, in dem der Ausbildungsvertrag endet, auf.

Die im Rahmen der statistischen Erhebung abgefragte private E-Mail-Adresse wird grundsätzlich 10 Jahre nach Abschluss des Studienjahres, in dem das Studium erfolgreich abgeschlossen wurde, gelöscht.

Alle Daten, die für die Organisation der Sponsion erhoben werden, werden spätestens nach 3 Jahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem die akademische Feier stattgefunden hat, gelöscht.

Die von uns für Informationen zum lebenslangen Lernen bzw. einem professionellen Außenauftritt erhobenen Daten (wie z.B. Fotos), deren Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO basieren, werden so lange verarbeitet, wie es für die Datenverarbeitungszwecke notwendig ist. Dies hängt insbesondere bei Bild-/Videomaterial von der Beschaffenheit, dem Inhalt und der Umgebung der Aufnahmen ab und ob eine Eignung für die Heranziehung in Berichten/Schriften – z.B. zur Darstellung von Momenten der Geschichte der FH – und für die Außendarstellung im Web/auf Social Media gegeben ist. Sie haben die Möglichkeit, einen ausdrücklichen Widerspruch unter datenschutz@campus02.at abzugeben.

Erfolgt die Verarbeitung auf Basis der Einwilligungserklärung, können Sie diese ebenfalls jederzeit per E-Mail unter datenschutz@campus02.at widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgen Datenverarbeitung vom Widerruf unberührt bleibt.

Die Speicherdauer verlängert sich in allen Fällen um eine etwaige darüber hinausgehend längere Dauer der Anhängigkeit eines gerichtlichen oder behördlichen Verfahrens, in dem die FH CAMPUS 02 Parteistellung hat und diese Daten verfahrensgegenständlich sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns vertraulich behandelt und grundsätzlich nur durch Mitarbeiter*innen der FH CAMPUS 02 intern verarbeitet.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Daten für uns verarbeiten, wenn diese hinreichende Garantien für die Sicherheit der Daten bieten. Die oben genannten Datenkategorien werden zB. im Supportfall durch externe IT-Dienstleister oder etwa die beauftragten Fotograf*innen bei Abschlussfeiern, eingesehen und verarbeitet.

Basierend auf § 28 Abs. 3 HS-QSG in Verbindung mit § 23 Abs. 1 und 4 FHG sowie der Verordnung zur Fachhochschul-Bereitstellung von Informationen über den Studienbetrieb werden personenbezogene Daten an die Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria, Renngasse 5, 1010 Wien, übermittelt.

Das Studierendenadministrationssystem C02online, wo relevante personenbezogene Daten zum Student Life Cycle verarbeitet werden, wird vom Auftragsverarbeiter CAMPUSonline (Wastiangasse 6, 8010 Graz) betreut.

Für unsere E-Mail-Kommunikation und Kontaktverwaltung nutzen wir den Cloud Service von Microsoft „Office 365“ (z.B. Dynamics, Outlook). Das Hosting erfolgt vorwiegend innerhalb der Europäischen Union entsprechend dem europäischen Datenschutzrecht. Einzelne Dienstleistungen und technischer Support können auch außerhalb der Europäischen Union bereitgestellt werden. Einzelne Ihrer Profildaten (z.B. Namen, Passwort, PUID-Nummer) können daher auch einem Zugriff aus den USA unterliegen.

Die Europäische Kommission hat am 10.07.2023 einen Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework (Datenschutzabkommen zwischen EU und USA) gefasst. Wenn sich Anbieter in den USA gemäß dieser Datenschutzvorgaben (die unter anderem den Datenzugang der US-Behörden beschränken und Rechtsschutz für EU-Bürger*innen einräumen) zertifizieren, wird grundsätzlich ein angemessenes Datenschutzniveau für Datenübermittlungen gewährleistet. Welche Anbieter in der Liste aufgenommen sind, kann hier überprüft werden: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search

So hat sich Microsoft dieser Selbstzertifizierung unterzogen. Die Datenübermittlung kann daher auf den Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework als gültige Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in die USA gestützt werden. Weiters gelten darüber hinaus die Standardvertragsklauseln und zusätzliche durch Microsoft zugesicherte technisch-organisatorische Maßnahmen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/dede/privacystatement) zu entnehmen.